Der Wechsel der Verwaltung ist ein organisatorisches Projekt mit einem klaren Engpass: der Übergabe von Unterlagen, Konten und laufenden Vorgängen. Wer diesen Teil vorbereitet, hat den Wechsel im Griff.
Vor dem Beschluss
Sinnvoll ist, mehrere Angebote einzuholen und sie vergleichbar zu machen: Leistungsumfang, Vergütung, Zusatzleistungen mit gesonderter Berechnung, Erreichbarkeit, Anzahl der betreuten Einheiten je Verwalter, Umgang mit Handwerkeraufträgen.
Für die Gemeinschaft ist die Frage nach dem Berichtswesen mindestens so wichtig wie der Preis: Wie oft und in welcher Form wird informiert, wie läuft die Belegeinsicht, gibt es ein Portal.
Die Übergabe
Übergeben werden Verwaltungsunterlagen, Beschluss-Sammlung, Teilungserklärung mit Nachträgen, Versicherungsunterlagen, Wartungs- und Dienstleistungsverträge, offene Vorgänge und die Buchhaltung des laufenden Jahres.
Häufigster Reibungspunkt
Der bisherige Verwalter rechnet das begonnene Jahr ab, der neue übernimmt mitten im Wirtschaftsjahr. Ohne saubere Abgrenzung entstehen später Lücken in der Abrechnung.
- Beschluss-Sammlung vollständig und fortlaufend
- Kontenübersicht mit Rücklagenkonto und Zuordnung
- Offene Forderungen und laufende Beitreibungen
- Laufende Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen mit Auftragsstand
- Verträge mit Kündigungsfristen
- Zählerstände und Messdienstverträge
Die ersten Monate
Ein neuer Verwalter braucht eine Bestandsaufnahme: Begehung, Sichtung der Verträge, Abgleich der Stammdaten, Prüfung der Versicherungssummen. Was dabei auffällt, gehört in die erste Versammlung, nicht erst in die nächste Abrechnung.
Ein Wechsel gelingt, wenn die Übergabe als eigener Vorgang geplant wird und nicht als Nebenprodukt des Beschlusses.
Eine belastbare Einordnung statt einer schnellen Zahl
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Kontakt aufnehmenDieser Beitrag ist eine allgemeine, redaktionelle Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Quellen
- 1.§ 26 WEG: Bestellung und Abberufung des Verwalters (gesetze-im-internet.de)