Die Betriebskostenabrechnung ist das Dokument, das am häufigsten beanstandet wird. Beanstandet wird meist die Nachvollziehbarkeit, selten die Höhe: Ein Mieter kann eine Abrechnung nur akzeptieren, wenn er sie nachrechnen kann.
Der Umlagemaßstab
Jede Kostenart braucht einen Maßstab, der aus dem Mietvertrag folgt oder gesetzlich vorgegeben ist. Ein Wechsel des Maßstabs mitten in der Mietzeit ist erklärungsbedürftig und Anlass für Rückfragen.
Umlagefähig und nicht umlagefähig
Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten gehören nicht in die Abrechnung. Bei Eigentumswohnungen entsteht der Fehler häufig dadurch, dass die Hausgeldabrechnung ungefiltert übernommen wird, inklusive Verwaltervergütung und Rücklagenzuführung.
Abrechnungszeitraum und Zugang
Der Zeitraum muss mit dem vereinbarten Abrechnungsjahr übereinstimmen, die Abrechnung muss den Mieter erreichen. Bei Mieterwechsel im laufenden Jahr wird zeitanteilig abgegrenzt, was regelmäßig zu Rundungs- und Zuordnungsfehlern führt.
Heizkosten
Die Heizkostenabrechnung folgt eigenen Regeln und wird meist von einem Messdienst erstellt. Prüfenswert ist die Aufteilung zwischen Grund- und Verbrauchskosten sowie die Übereinstimmung der Zählerstände mit den Ablesungen bei Ein- und Auszug.
Belegeinsicht
Ein Mieter kann Einsicht in die Belege verlangen. Wer sie zügig gewährt, klärt die meisten Rückfragen in einem Termin. Wer sie verzögert, bekommt eine Beanstandung.
Seit 2025 auch digital
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gilt seit 1. Januar 2025 klargestellt: Vermieter dürfen die Belege auch digital bereitstellen. Die Einsichtnahme am Geschäftssitz bleibt daneben weiter möglich.
Eine Abrechnung, die von sich aus erklärt, wie sie zustande kommt, erzeugt kaum Rückfragen. Der Aufwand dafür fällt einmal an, die Rückfragen jedes Jahr.
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Kontakt aufnehmenDieser Beitrag ist eine allgemeine, redaktionelle Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Quellen
- 1.§ 556 BGB: Vereinbarungen über Betriebskosten (gesetze-im-internet.de)
- 2.Belegeinsicht in elektronischer Form seit dem 1. Januar 2025 (§ 556 Abs. 4 BGB, 4. Bürokratieentlastungsgesetz) (Wohnungswirtschaft Online)